Способы унификации писем - Секретарское дело. Универсальный справочник - Юрий Демин - Google Книги

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. В современных условиях увеличения объема информации, создающейся и циркулирующей в сфере управления, возросших требований к оперативности принятия управленческих решений особое значение придается совершенствованию документационного обеспечения управления и созданию унифицированных систем документации различного уровня.

Одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации является унификация текстов документов. Тенденция к унификации текстов документов - исторически обоснованный, объективный процесс, вытекающий из условий функционирования документов в системе управления и зависящий от следующих факторов:. Автором и адресатом документа в данном случае выступает учреждение, организация, предприятие, должностное или частное лицо, обратившееся в учреждение;.

Унификация деловых писем рассматривается в настоящее время как организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на составление документов и их восприятие, обеспечения оптимальной плотности записи, возможности выборочного чтения, организации многоаспектного поиска информации и приспособления документации к обработке средствами организационной и электронно-вычислительной техники.

Поскольку документирование является одним из основных способов осуществления функций, возложенных на аппарат управления, то при унификации текстов документов необходимо прежде всего установить точное соответствие между управленческой функцией задачей и содержанием документа, который ее реализует. В связи с этим при проведении унификации текстов документов важнейшим предварительным условием является учет состояния и при необходимости уточнение организационных аспектов управления, права издания тех или иных видов документов, определение постоянного круга корреспондентов и адресатов и т.

К информационным деловым документам относятся доклад, отчет, справка, сводка, служебное и сопроводительное письма. Деловое письмо - одно из средств обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений. Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма.

Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы -- интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов реквизитов , которые должны располагаться в определенном порядке.

Нам стало известно, что ваша фирма проводила исследования спроса на лазерные компакт-диски различных исполнителей, которые показали устойчивую популярность группы Queensryche.

Как эксклюзивные дистрибьюторы фирмы EMI в Восточной Европе мы рады предложить вам свои услуги. В году выходит новый альбом группы Queensryche.

Способы унификации текстов деловых писем

Его выпуск планируется осуществить в июне этого года. Мы надеемся, что эта информация заинтересует вас и позволит прислать конкретные сведения о ваших интересах в этой области. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов в редакции от Установление стандарта на формуляр-образец, который в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:. Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Обязательными реквизитами официального письма являются наименование организации - адресанта письма, почтовый и телеграфный адрес, дата, индекс письма, заголовок, текст, подпись, адресат, отметка об исполнителе письма и направлении письма в дело. Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром.

Реквизиты печатаются, как правило, типографским способом. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Почтовый и телеграфный адреса относятся к обязательным реквизитам официального письма.

Порядок и форма записи сведений о почтовой и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Номер телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке письма. Дата - обязательный реквизит письма, который проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо.

Унификация и стандартизация управленческой документации

Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: Число, месяц и год записываются тремя двухзначными цифрами. Например, дату 15 октября года следует записать Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль.

Например, дату 12 января года записывают следующим образом: После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится например Индекс исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа.

Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:.

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: Адресат - наименование и адрес получателя письма наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Отчасти это делается с учетом машинной обработки.

В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Если письмо адресуется руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам - в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами. Если письмо адресуется официальному лицу, то сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации.

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. Согласно ГОСТ инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи.

В подписи инициалы предшествуют фамилии. Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание ученую степень , то следует указывать его перед фамилией. Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе.

Заголовок помещается перед текстом письма. Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Заголовок не должен превышать двух строк; если же строе две, то употребляется абзац. Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресате не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо.

Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:. Текст - основной реквизит делового письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает знака.

Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам. Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. Каждое название располагается на отдельной строке. Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, то оно направляется с сопроводительным письмом. Подпись помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка.

Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, то название учреждения в подписи не указывается. Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям.

В таких письмах всегда ставится подпись главного старшего бухгалтера предприятия. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:.

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:. Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, то письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. Подписание документа является одним из способов удостоверения его.

Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы. Отметка об исполнителе составителе письма включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.

Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;.

Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т.

Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений. Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные.

Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств и прямым снижение затрат труда, а следовательно, и затрат на заработную плату, при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:. Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны объединены в единую государственную систему стандартизацию - иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации УСД.

УДС - совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности. В основе создания УСД лежит метод унификация - установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных. Государственная система документированного обеспечения управления ГСДОУ - это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке. Систематизация документов на предприятии. Типовой формуляр приказа и виды приказов.

Раскладка документов в дела. Части делового письма и их расположение. Основные требования к тексту письма. Составление и оформление заявления о переводе на другую работу. Разновидности писем и особенности их составления. Деловая беседа как основная форма делового общения. Принципы организации работы с документами. Оформление письма-отказа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6. Оформление бланка предприятия угловым и продольным способом согласно ГОСТ Р6.

Особенности написания делового письма и ответа на него, докладной и служебной записок. Пример оформления справок, акта, протокола, резюме и объяснительной записки. Направления унификации в делопроизводстве. Реквизиты и их краткая характеристика.

Организационно-правовые и информационно-справочные документы. Бланк письма организации ООО "Домострой" с продольным расположением реквизитов. Влияние унификации документов на исторические источники.

Формы документов, разработанные в СССР. Необходимость унификации учебной документации с присоединением к Болонскому процессу. Унификация кадровой документации государственных гражданских служащих. Классификация и основные виды служебных документов, разрабатываемых в воинских частях. Понятие делового письма и общие требования к написанию деловых писем.

Порядок подготовки служебных писем в пограничных органах: Понятия о документах и способах документирования. Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов и их классификация. Правила оформления управленческих документов. Документ - носитель информации, основание для принятия управленческих решений. Специфика документов в правоприменительной практике. Договор, его составление и оформление. Организация документов и дел в современном понимании.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации. Документационное обеспечение управления организации. Язык, стиль, основные и дополнительные части делового письма. Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами. Разновидности писем в деятельности организации, области их применения.

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т. PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах. Главная Коллекция рефератов "Otherreferats" Бухгалтерский учет и аудит Унификация делового письма. Информационные ресурсы и конфликтность их использования. Условия функционирования документов в системе управления. Повышение эффективности функционирования документации.

Обязательные реквизиты делового письма. Деловое письмо в условиях унификации 4 2. Регистрация и учет документов 14 3. Унификация и стандартизация документов 20 4. Тенденция к унификации текстов документов - исторически обоснованный, объективный процесс, вытекающий из условий функционирования документов в системе управления и зависящий от следующих факторов: Деловое письмо в условиях унификации Официальное письмо -- один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.

Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, письмо сопровождают материальные ценности в пути и т. Несмотря на наличие современных форм связи: Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации.

Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письма должно занимать не более страницы.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.

Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу. Roches EMI France Ltd. Установление стандарта на формуляр-образец, который в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет: Наиболее рациональна такая форма этого реквизита: Смирнову Если письмо адресуется руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Ректору Новосибирского института народного хозяйства проф. Шеметову Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Григорьеву Согласно ГОСТ инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции: Начальнику отделения милиции Кировского района г.

Новосибирска По делу гр. Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде: Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается.

Директор завода Подпись Н. Сидоров Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: Директор института Подпись А. Марченко Главный бухгалтер Подпись Ю. Волков При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне: Фомин Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Регистрация и учет документов Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Деловое письмо в условиях унификации

Документы с грифом "лично" или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан. Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение.

Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов машинограмм с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации по структурным подразделениям или группам документов. Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.

При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов. Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов картотек, массивов на машинных носителях и оперативное хранение документов. Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: Правила регистрации и индексирования документов.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др.

В индексе документа соблюдается следующая или обратная последовательность его составных частей: Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные рукописные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники машиночитаемые, машинограммы. Документы регистрируются в организации один раз: При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания.

Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятия, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализованно: Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации. Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быыь дополнен следующими: Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника. В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях. Унификация и стандартизация документов Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование.

Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов -- это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных ГОСТ , государственных ГОСТ Р , отраслевых ОСТ стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций СТП.

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6. В году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования ГОСТ 6.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации УСД. С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов. В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов: Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.

Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде. Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых трафаретных текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию.

В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа контракт, акт, справки личного характера. Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы. Установлены следующие категории стандартов: Работа по унификации включает: Основными принципами унификации документов являются: Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений; - комплексность унификации.

Существует 3 способа унификации текстов: Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения: Различают следующие виды документов: При составлении документов используются следующий состав реквизитов: Информационные ресурсы и конфликтность их использования Основной причиной появления конфликтов такого рода является распространённое применение в управлении предприятием иерархических структур.

Их появление -- это объективная необходимость, так как в сложных системах невозможен своевременный сбор и переработка информации об управляемом объекте в приемлемые сроки.

Это приводит к принятию решений по неполной или устаревшей информации. Предоставление права принятия решений отдельным элементам системы управления, принадлежащим разным уровням, есть ни что иное, как попытка снизить такого рода неопределённость. Однако введение некоторой самостоятельности элементов в иерархической структуре управления привело: Такого рода конфликты можно рассматривать как частный случай или один из видов организационных конфликтов в организациях.

Думаю, что центральной проблемой современных исследований организационных конфликтов является поиск методов, позволяющих не избегать конфликта, а управлять ими. Известный американский психолог К. Томас, изучая причины появления такого рода конфликтов, отмечает: Главной причиной конфликтов являются ограничения в информационных ресурсах, имеющихся в организации. При всём многообразии такого рода конфликтов можно обнаружить два их вида: Под направленностью действий конфликтующей стороны по отношению к ресурсу будем понимать требование увеличения или уменьшения показателя, количественно характеризующего ресурс.

Для их достижения предусмотрены ресурсы С, D, Е и О. Каждый из перечисленных ресурсов характеризуется некоторым количественным показателем объём, длина, вес, руб. Смысл условной конфликтности состоит в том, что за счёт снижения и увеличения одной и той же величины достигается некоторое а иногда и полное погашение конфликтности.

Примером такой ситуации могут служить требования или цели , возникающие в процессе управления информационными ресурсами в организации. С точки зрения руководителя организации доступ к внутренней информации предприятия должен быть ограничен.

Но с точки зрения IT-специалиста доступ к этой же информации должен быть осуществим для сотрудников, которым эта информация необходима для работы. Условную конфликтность рассмотрим с помощью числовой оси см. Допустим, со стороны цели А требуется прирост ресурса С, равный сА, а со стороны цели В его снижение на величину с В. Эта точка отражает текущее исходное состояние ресурса С. Так как знаки приростов различны, поэтому возможно погашение одного прироста за счёт другого.

Второй вариант отражает отрицательный прирост ресурса: В конечном счёте ресурс С сокращается на величину с В -- с А. Аналогично можно проанализировать возможные результаты разрешения конфликта, возникающего по поводу использования ресурса D.

Но совсем иная ситуация возникает в узлах Е и О: Так как и увеличение, и уменьшение ресурса имеет границы, то удовлетворение требований каждой из конфликтующих сторон ведёт к нарастанию остроты конфликта. В данном случае речь идёт об абсолютной, или однонаправленной, конфликтности. В рамках абсолютной конфликтности можно выделить два её подвида: Два варианта разрешения абсолютной конфликтности а поглощающая, б накапливающая. Оформление документов и деловых писем.

Пример написания деловой документации. Документирование в организации ООО "Домострой". История унификации текста документа.

Основные требования к подготовке служебных документов и ведению деловой переписки в деятельности пограничных органов. Типовой формуляр письма, приказа, протокола, акта, договора, номенклатура дел. Организация документов и дел Архивного фонда. Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнёра. Другие документы, подобные "Унификация делового письма".